Für Projekte, die im Jahr 2020 im Rahmen von „Demokratie leben!“ oder dem LHP gefördert wurden, muss bis 12. Februar 2021 der Verwendungsnachweis eingereicht werden. Gern können die Abrechnungen vorab zur Prüfung per Email an die Koordinierungs- und Fachstelle geschickt werden.
Welche Dokumente?
Um die Verwendung der Fördermittel nachzuweisen, müssen Träger mindestens einen Sachbericht, die Abrechnung der Ausgaben und Einnahmen sowie Originalbelege beim Bürgermeisteramt einreichen. Auch Belegexemplare von Postern, Flyern oder anderen Materialien, mit denen im Rahmen des Projektes die Öffentlichkeit informiert wurde, sollten beigelegt werden. Welche Dokumente außerdem noch abgegeben werden müssen, steht in den Zuwendungsbescheiden.
Für Sachbericht und zahlenmäßigen Verwendungsnachweis müssen die LHP-Vordrucke verwendet werden. Diese sind hier auf der Seite unter dem Menüpunkt Projektförderung zu finden oder auf der Webseite der Stadt Dresden.
Tipps zur Abrechnung
Da die Fördermittel als Fehlbedarfsfinanzierung gewährt werden, sollten Träger bei der Abrechnung darauf achten, ob zur Finanzierung der im Projekt angefallenen Kosten zuerst die Eigen- und Drittmittel verwendet wurden. Das heißt, die Summe dieser Einnahmen darf nicht geringer ausfallen, als bei der Beantragung im Kosten- und Finanzierungsplan angegeben wurde. Erst wenn sie aufgebraucht sind, dürfen die LHP-Fördermittel zur Deckung des Fehlbedarfs verwendet werden.
Sollten Vereine feststellen, dass sie nicht alle Fördermittel ausgegeben haben, ist es ratsam, der Stadtverwaltung unter lhp-toleranz@dresden.de schnellsten mitzuteilen, welche Summe zurückgezahlt werden muss. Denn je länger die Gelder auf dem Vereinskonto liegen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende nicht nur der ermittelte Betrag, sondern auch Zinsen fällig werden.
Sollten Sie Fragen zur Abrechnung haben, unsicher sein, ob die Formulare richtig ausgefüllt sind, oder den Verwendungsnachweis vor der Einreichung prüfen lassen wollen, hilft die Koordinierungs- und Fachstelle der Partnerschaft für Demokratie gern weiter: 0351 2029 8382 und fachstelle-lhp@aktion-zivilcourage.de.